8시간을 24시간으로 쓰는 방법

시간은 돈입니다, 그래서 시간관리를 해야 합니다, 시간관리는 위해서는 이런 저런 방법이 많이 있습니다.  메모, 계획, 우선순위, 점검 등의 방법들...

우리는 IT 시대를 살고 있으며, Computer 라는 막강한 도구를 우리들 업무에, 일을 하는데 있어서, 마치 나와 하나가 된 것처럼 사용합니다. 이제는 Computer가 없으면, 업무가 마비되는 현상까지 발생하는 것도 낯설지 않습니다.

그러나, 제가 그 동안 봐온 직장인들(물론 저도 직장인이지만), 늘 시간에 쫓기면서 부족한 시간을 야근으로 때우는 방법 (물리적 수단) 외, 업무시간을 줄이는 방법에 대한 연구는 별로 하지 않는 것 같습니다. (단순히, 하고 있는 순서를 숙달시키는 것 외에는...불행하게도...)

똑같은 일에 소요되는 시간을 2배로 줄이면, 내가 가질 수 있는 시간이 2배로 늘어나는 것과 같은 효과를 발휘할 수 있습니다. 3배로 줄이면, 3배의 시간을 가질 수 있는 것입니다. (어떻게 ???)

가까운데 해답이 있습니다. 아래의 2가지 Key Factor를 제시하고 합니다.

1) 내 친구 Computer를 활용하는 Skill 을 배우자.
2) 내 업무 분석을 통해, 우선순위, 순서(Process), 방법을 바로잡자.

그러면, 조금의 보충설명을 더 하겠습니다.

첫 번째, Computer 를 활용하는 Skill, 예를 들어 보겠습니다.

Data 집계, 정리, 분석, 결과보고서를 작성한다고 칩시다. 당연히 친구인 Computer 자판을 열심히 두드리면서, 마우스를 열심히 이리 저리 움직이면서, 모든 작업들이 하나 둘 이루어 집니다.

사용하는 Program의 기능을 알고, 단축키를 알고, 이것들을 조합할 수 있는 방법을 알면, 하지 않아도 되는 수많은 동작들이 시간을 1분, 2분 사치스럽게 낭비하고 있다는 사실을 전혀 깨닫지 못하고 있습니다. (매일, 매주, 매월 똑같은 과정을 반복하고 있습니다.)

전 Excel 을 주로 많이 씁니다. 처음 회사에 들어갔을 때, 처음 접했지요.
일일현황보고 - 다음날 아침에 보고해야 하니까, 처음 업무를 받았을 때, 정시 퇴근 불가였습니다. (출근 후 30분 이내 보고해야 하니까요...)

사실 열 받았어요. 현장의 Data 집계를 위해, 무작정 기다려야 하니까요. 그래서 고민하다가, Data 집계에서 분석까지 Excel로 자동화 시켜 버렸어요. 양식을 Fix 시키고, Macro VBA 를 활용해서, 불필요한 동작들을 모두다 제 친구 Computer한테 맡겨 버리고, 전 퇴근을 했죠. (아침에 1분이면 집계 끝나니까요.)

우리들이 알게 모르게 낭비하는 시간들이 무지 많아요. 그래서, 여유가 생기지 않는 것이고, 시간에 쫓기는 것이고, 큰 것을 놓치고 작은 것에 집착하게 되죠.


두 번째, 내 업무 분석, 우선순위, 순서, 방법, 예를 들어 보겠습니다.

업무 협의 차 A 고객 회사에 방문하기로 되어 있다고 칩시다.
우선, A 고객과 1주일 전에 약속하고, 오늘 만나기로 한 날이어서 찾아갑니다.

허걱...A 고객 일정이 변경되었다고 하네요...되돌아 왔어요...왕복 3시간 낭비
      내 업무 우선순위 변경에 따른 기회손실 3시간

허걱...협의는 했는데, 좀 더 구체적으로 이야기 할 필요가 있다고 해서, 다음에 다시 보기로
했어요....오늘 소득이 별로 없네요...5시간 낭비

허걱...차가 막혀서 좀 늦게 도착했어요. 그런데 A 고객이 기다리다가 다른 약속 잡고, 외출하고
없네요...왕복 4시간 + 기회손실 + 망신 + 등등

이 외에도 시간 낭비의 많은 예들이 있을 것입니다.

자기 업무를 분석한다는 것은 목적지까지 가는 최단거리, 최적거리를 구하는 것과 유사합니다. 목적지가 맞는지, 중간에 장애물이 있는지, 어느 경로로 어떤 교통수단을 이용해 갈 것인지, 도착시간에 충분히 갈 수 있는지 등등

이렇게 한번 해 보는 것은 어떤지요, Check List를 만듭니다.

1. 약속 확인 (3일전 e-mail, 1일전 전화, 당일 출발 전 약속 확인)
    - 시간, 장소, 고객 상황
2. 협의 사항 (의사결정 해야 할 사항 위주로 목록 작성) – 필요 시 사전 공유
    - 예측 결과를 정/반 두 가지로 사전 검토하고, 이에 대한 복안 사전 준비
    - 내부 인력 중 조언을 구할 사람 미리 섭외 (필요 시)
3. 교통 수단 (시간대를 고려하여, 소요시간 및 경로 사전 점검 - 1일 전)
4. 결과 보고 목차 및 틀(양식)
5. 향후 일정 Check

물론, 업무의 성격과 깊이에 따라 다양하게 정리할 수 있습니다. 중요한 것은 기록하면서, 꼭 필요한 절차인지, 꼭 필요한 방법인지, 꼭 만나야 하는 것인지 등등에 대한 것들을 꼼꼼히 분석한 다음 최적(최단)거리를 만들어 두는 것입니다. 능숙해지면, 머리 속에 1번 List, 2번 List 등이 남겠죠.


정리하겠습니다.

시간은 어떻게 쓰느냐에 따라 사람마다 서로 다른 시간을 가지고 갑니다. 똑같이 8시간의 업무시간을 가지고, 누구는 4시간처럼 쓰고, 누구는 24시간처럼 쓰죠. 이렇게 3년의 세월이 흘렀다고 생각해 봅시다.

전자의 경우와 후자의 경우, 여러분은 어느 편에 서 계시고 싶으십니까 ?
빈곤의 악순환이냐, 부의 선순환이냐, 여러분의 선택에 달려 있습니다.

하루 2시간씩만 절약하면, 1년에 1달, 12년에 1년을 더 사는 것과 같고요, 시간복리 누적효과를 감안할 경우, 아우, 계산이 안되네요...엄청나요... (혹시 누가 이거 계산 좀 해 주실 분 있으세요 ?)

대한민국 지식생산성 현재의 3배 되는 그날까지...^^ 갑자기 "부의 미래" 가 생각나네요. ㅎㅎㅎ